Quali sono gli aspetti da considerare se inizi a lavorare in Smart work che tu sia dipendente o titolare?

Ci troviamo in un periodo storico molto particolare, un periodo in cui è praticamente impossibile pensare di poter lavorare in azienda.

Tante aziende del Sud Italia, come anche quelle del Nord Italia prima, si stanno attrezzando per il lavoro delle remoto.

E’ noto, però, specie per le aziende del Sud Italia che questa è una pratica alquanto sconosciuta e difficoltosa da applicare.

Perciò, in questo articolo, cercherò di aiutare tutte quelle aziende che ancora oggi hanno difficoltà ad applicare lo smartwork, o anche il cosiddetto lavoro agile secondo quanto detto dal Presidente del Consiglio, dando alcuni consigli, analisi e statistiche approfondite

Iniziamo col dire che su 60 milioni di abitanti della popolazione italiana, attualmente poco più del 10% è capace di lavorare in smart work o comunque lavora regolarmente smartwork.

A differenza degli altri Stati infatti la situazione italiana è leggermente più arretrata, questo probabilmente sia a causa della dimensione delle aziende (in Italia prevalgono principalmente le piccole e medie imprese) sia per una difficoltà culturale nella applicazione di questa nuova tipologia di lavoro.

Prima di analizzare gli aspetti che un titolare di impresa ed dipendente devono considerare nel momento in cui applicano lo smart work e necessario comprendere qual è la differenza fra smart work e telelavoro. 

Smart Work vs Telelavoro

Una differenza fondamentale fra smart work e telelavoro riguarda la questione della possibilità di lavorare in ambienti completamente diversi da quelli assegnati dall’azienda.

Per telelavoro si intende unicamente il lavoro fatto al computer direttamente da casa.

Questa, in realtà, è unicamente una piccola parte di quello che è lo smart work che, invece, è un ambito molto più ampio rispetto a quello chiuso del telelavoro.

Ad oggi siamo in grado unicamente di applicare il cosiddetto telelavoro perché, a causa di restrizioni imposte dal governo, siamo costretti a restare in casa fintanto che questa emergenza non sia stata superata

Esempio di smart work è un lavoratore dipendente, o un libero professionista, che è perfettamente in grado di svolgere il suo lavoro sia che si trovi a casa, al parco, in biblioteca o in un bar.

E’ paradossalmente un lavoro molto più agile di quanto non sia il “lavoro agile” in sé per sé.

Nei prossimi paragrafi andremo,quindi, ad analizzare in modo più generico la questione dello smart work, facendo degli opportuni riferimenti al telelavoro e quindi al lavoro “casalingo”.

Quali sono gli aspetti che un titolare deve considerare riguardo lo smart work?

Molti aspetti che andremo qui a citare sono comuni con quelli del dipendente, questo perché prima di poter applicare lo smart work è necessario un accordo fra le due parti allo scopo di evitare fraintendimenti. 

1) Fiducia

Sebbene questo sia stato inserito come un aspetto fondamentale da parte del titolare, in realtà è un aspetto comune tra titolare è dipendente.

E’ infatti questo aspetto la base per cui qualsiasi rapporto di lavoro deve iniziare indipendentemente che sia realizzato in smart work o come lavoro in azienda “classico”.

Ne ho parlato in precedenza sia in altri articoli, in altre newsletter o comunque in altri video, in cui vi dicevo che il dipendente è l’immagine della vostra azienda all’esterno.

Abbiamo ripetuto tantissime volte, infatti, che il passaparola è uno degli strumenti di marketing più efficaci per un’azienda.

In realtà il passaparola fatto dal dipendente è ancora più efficace rispetto a quello fatto da un cliente, per un semplice motivo: il dipendente che parla bene della sua azienda lo fa, solitamente, in modo disinteressato.

Difatti è abbastanza risaputo che molti clienti possono essere anche “pagati” allo scopo di realizzare un passaparola di tipo positivo, utilizzando ad esempio carta fedeltà o bonus amicizia (porta un amico).

Se il dipendente, invece, parla bene della sua azienda lo fa perché ne ha piacere e perché pensa che questa meriti questo tipo di trattamento.

Se manca questo presupposto fondamentale, non solo non è possibile applicare lo smart worker, ma in realtà se tu titolare pensi di dover controllare ogni singolo momento il tuo dipendente, perché di lui non ti fidi, non avresti dovuto assumerlo.

Perciò nel momento in cui stai facendo le assunzioni per la tua azienda ricordati di scegliere il tuo dipendente non solo per le qualità dal punto di vista lavorativo ma anche per le qualità umane, perché potrebbe anche essere il dipendente più produttivo al mondo ma se è una persona di cui non ci si può fidare saranno più i grattacapi che i riscontri positivi.

2) Obiettivi

Ciò che per dire sarà una frase molto forte (specie per le aziende del Sud Italia): nel momento in cui stai applicando lo smart work, il lavoro definito per orari di lavoro smette di esistere.

Questo perché, come già dicevo nel paragrafo precedente, non puoi pensare di controllare il tuo dipendente e sapere esattamente se in un determinato momento della giornata lui sta lavorando o meno.

Mon puoi prevedere quando lui lavorerà, quando lui sarà in pausa pranzo, a meno che, chiaramente, tu non abbia unicamente uno o due dipendenti. Perciò dovrai necessariamente cambiare il tuo metodo di valutazione.

A tal scopo vengono incontro quelli che sono gli obiettivi aziendali, ovvero ogni dipendente e l’azienda stessa deve avere degli obiettivi di breve, medio e lungo termine

L’assenza di questi obiettivi fa sì che il dipendente si culli in quel che è il “lavoro casalingo” portando quindi un danno economico notevole all’azienda.

Gli obiettivi possono essere di più tipi, alcuni esempi possono essere obiettivi di fatturato, obiettivi di progetto e obiettivi di crescita professionale.

Supponiamo, infatti, che tu abbia un responsabile amministrativo all’interno della tua azienda che inizierà a lavorare in smart work.

Il tuo compito, come titolare di impresa, sarà analizzare quello che è il suo lavoro fatto all’interno dell’azienda prima che inizi lo smart work e definire qual è la mole di lavoro che è in grado di completare in azienda.

Di conseguenza nel momento in cui inizia il lavoro in smart work, il tuo dipendente dovrà perlomeno eguagliare quelli che sono i risultati compiuti all’interno dell’azienda.

La questione degli obiettivi è per il titolare uno degli aspetti più importanti affinché il lavoro fatto in smart work possa produrre risultati. 

3) Piattaforme

Nel momento in cui stai approvando la possibilità di lavorare da remoto per il tuo dipendente dovrai necessariamente considerare anche la questione delle piattaforme da utilizzare per la condivisione del lavoro. 

Oltre a questo dovrei anche considerare la possibilità, per il tuo dipendente, di collegarsi da remoto a tutti i file dell’azienda con cui lavora abitualmente senza avere un minimo di difficoltà.

Sappiamo benissimo che non tutti i dipendenti sono dei tecnici informatici, quindi dovrai necessariamente studiare delle piattaforme in grado di essere semplici da utilizzare sia per il dipendente, sia per il titolare, sia soprattutto per il responsabile che dovrà occuparsi della manutenzione di tali piattaforme.

La condivisione del lavoro quando opera in Smart work è un aspetto fondamentale. Non essendo dipendenti fra di loro a stretto contatto devono necessariamente interfacciarsi tramite la piattaforma che tu, titolare, hai deciso di utilizzare.

In base alla mia esperienza lavorativa posso consigliarti, attualmente, due piattaforme: Facebook Workplace e G Suite

Facebook Workplace è una piattaforma di social ambientato a livello aziendale aziendale.

La sua semplicità è dovuta proprio al fatto che assomiglia in toto ai noti Facebook e Messenger sono presenti, infatti, i gruppi di lavoro, la bacheca, le notizie, gli eventi e la chat oltre che applicazioni per Play Store e iOS.

La seconda invece è la G Suite di cui abbiamo abbondantemente parlato in questo video:

Personalmente ho deciso di utilizzare la seconda perché Integra oltre alla parte di comunicazione che già Facebook Workplace fa benissimo anche una parte di cloud, mail aziendali e Office.

Esistono tuttavia tantissime piattaforme probabilmente molto più performanti di queste che però non ha avuto modo di provare e pertanto non mi sento di consigliarvi.

La scelta della piattaforma ricade unicamente sul titolare che ne è responsabile sia del suo successo sia del suo fallimento. 

4) Disponibilità Oraria

Abbiamo già detto in precedenza che, con l’avvento dello smart work, si vada ad abolire quelli che sono gli orari di lavoro in favore degli obiettivi.

Ovviamente in questo caso l’azienda doveva garantire sia al dipendente sia ai suoi clienti una disponibilità oraria; pertanto necessariamente il titolare dovrà stabilire in partenza eual è la disponibilità oraria dei propri dipendenti ad eventuali chiamate da parte di clienti, titolare e colleghi.

La mancanza di questa disponibilità oraria può portare enormi falle nella comunicazione all’interno dell’azienda facendo sì che lo smart work diventi un completo fallimento.

5) Organizzazione Aziendale

Il quarto aspetto più importante, per quel che riguarda il titolare di impresa, è sicuramente la parte di organizzazione aziendale

Questo perché tutte le decisioni che abbiamo elencato prima, e tutte le decisioni che vedrai nei prossimi paragrafi, spettano per la maggior parte delle cose al titolare di impresa.

E’ lui a dover gestire tutta la parte di organizzazione aziendale, della scelta degli obiettivi, della scelta dei dipendenti, del funzionamento delle infrastrutture e dovrà Inoltre garantire il successo dell’impresa per la sopravvivenza sua e dei suoi dipendenti.

Nei prossimi paragrafi, titolare, ti renderai conto di quanto sia consigliabile passare da un lavoro di tipo dipendente ad un lavoro realizzato in smartwork sulla base di statistiche comprovate dal Politecnico di Milano

Ciò non toglie che la riuscita di questo progetto gioca molto sulle tue spalle.

Quali sono gli aspetti che un dipendente deve considerare riguardo lo smart work?

Se non vuoi trovarti in una situazione di subordinazione continua, accordi impliciti ed un lavoro che da sembrare affascinante diventa odioso, questi sono gli aspetti che devi considerare quello che tu fossi un dipendente.

1) Responsabilità

Se dal lato del titolare di impresa abbiamo parlato della questione di fiducia, dal lato del dipendente ci deve essere un senso di responsabilità.

Perché se sei all’interno dell’azienda e prendessi la decisione di non lavorare c’è qualcuno che ti costringe e ti controlla, nel momento stesso in cui decidi di lavorare da casa sei responsabile al 200% delle tue azioni.

Perciò il lavoro da casa, che molte volte specie nei dipendenti meno responsabili viene visto come una vacanza, in realtà può essere in più situazioni un’arma a doppio taglio.

2) Obiettivi

Se dal lato del titolare di impresa abbiamo parlato degli obiettivi come un aspetto fondamentale affinché il dipendente possa rendere, nel momento in cui parliamo di obiettivi per il dipendente questi possono essere visti anche come un aspetto positivo.

Questo perché, come abbiamo già detto, non avrei più orari di lavoro da seguire ma unicamente obiettivi da raggiungere.

Qualora, infatti, tu fossi abbastanza capace da raggiungere gli obiettivi, che ti sono stati prefissati, in modo eccellente in meno tempo rispetto a quelle preventivato dal titolare di impresa, potrai terminare in anticipo la tua giornata lavorativa.

Ovviamente ci sono anche degli aspetti negativi da considerare.

Come per qualsiasi legge di mercato, il tuo titolare di impresa cercherà di porti degli obiettivi più alti rispetto a quelli che tu sarai realmente in grado di raggiungere, perciò dovrai necessariamente trattare al ribasso.

Questo, ovviamente, non perché il tuo titolare abbia voglia o necessità di farti un danno, ma perché per raggiungere gli obiettivi di impresa ha necessità che tutti i dipendenti che iniziano a lavorare in smart work rendano perlomeno allo stesso modo in cui rendono in azienda.

Aspetto fondamentale è, quindi, la parte di trattative con il tuo titolare di impresa allo scopo di definire gli obiettivi di breve, medio e lungo periodo.

3) Routine

Questo è un aspetto che riguarda unicamente la parte del dipendente.

Inizio col dire che il benessere psicofisico del dipendente sta unicamente al dipendente, il titolare non ne ha in alcun modo controllo e non deve in alcun modo preoccuparsene.

Non puoi, infatti, pensare se la tua giornata lavorativa inizia alle 9:00 di impostare la sveglia alle 8:50, sbrigare tutti i compiti che fai la mattina in 10 minuti e mettiti davanti al PC all’orario prestabilito.

Il risultato sarebbe che, dato che il nostro corpo impiega circa un’ora per essere efficiente dal momento in cui ti svegli, saresti totalmente improduttivo fino alle 10:00.

Il mio consiglio, visto che ho avuto modo di provarlo sulla mia pelle, è di mantenere la stessa sveglia che avevi quando dovevi recarti realmente al lavoro, di modo che tu possa svolgere con estrema calma tutti i compiti del mattino prima di iniziare effettivamente lavorare.

Altro aspetto da considerare specie in questo periodo è la questione dell’allenamento.

I latini erano saggi quando dicevano “mens sana in corpore sano”.

Dovrai necessariamente prevedere una parte della giornata in cui dovrai mantenere il tuo corpo attivo, questo visto e considerato che non stai più uscendo di casa, non stai più camminando verso il lavoro e quindi il tuo corpo tenderà ad impigrirsi e con esso la tua mente.

Sebbene il lavoro casalingo possa sembrare uno degli aspetti più belli dello smart work, qualora non fossimo in grado di applicarlo al meglio, il rischio è semplicemente quello di metterci nei guai da soli.

Perciò presta molta attenzione alle abitudini sbagliate che potresti prendere nel momento in cui decidi di lavorare da casa.

4) Tecnologie

Questo aspetto è un aspetto comune tra titolare è dipendente Per una semplice questione Bisogna decidere chi deve fornire cosa

Ovvero, generalmente, nelle medie e grandi imprese italiane è il titolario, o comunque il reparto IT, che fornisce gli strumenti necessari ai propri dipendenti per lavorare in smart work; di contro nelle piccole imprese italiane sono i dipendenti a doversi attrezzare per il lavoro da casa.

Solitamente questo non è un problema perché generalmente tutti abbiamo un computer ed uno smartphone che possiamo mettere a disposizione dell’azienda.

E’ bene, però, segnalare che se dev’essere il dipendente a mettere a disposizione i propri strumenti per l’azienda, questo va tenuto conto nel momento in cui il dipendente va retribuito perché sappiamo bene che gli strumenti tecnologici con l’usura tendo smette di funzionare e richiedono manutenzione e sostituzione.

Qualora, invece, fosse l’azienda a mettere disposizione del dipendente i propri strumenti tecnologici, la prima si dovrà anche preoccupare della manutenzione degli stessi.

La questione delle tecnologie per il dipendente è un altro argomento spinoso per il dipendente. Quest’ultimo infatti dovrà garantire di avere una connessione ad internet performante che gli poter adempiere al proprio lavoro.

In quest’ultimo caso, infatti, è responsabilità del dipendente preoccuparsi di avere una connessione ad internet performante ed un livello tecnologico abbastanza efficiente da consentirgli il normale lavoro da remoto. 

5) Disponibilità Oraria

Questo aspetto si collega in modo diretto a quello della routine.

Sebbene questo sia un accordo che va comunque rettificato con il titolare sta al dipendente scegliere la sua disponibilità oraria.,

Questo perché a seconda dell’ambiente in cui lavora si potrebbero avere esigenze di orario completamente diverse.

Facciamo l’esempio di una madre di famiglia che lavora da casa con tre figli, se questa avesse delle esigenze differenti rispetto a quelle che aveva quando si recava in ufficio (ad es. deve accompagnare i bambini a scuola o perché ha un bambino più piccolo in casa) necessariamente deve avere degli orari più flessibili.

Il consiglio che posso dare è quello di cercare, per quanto possibile, di rispettare gli orari di ufficio di modo che non si creino problemi di mancata reperibilità o difficoltà di contatto con colleghi e titolare.

6) Orari di Lavoro

Sebbene gli orari di lavoro siano altamente sconsigliati all’interno di un lavoro fatto in smart work, il mio consiglio per te, dipendente, è di darti comunque degli orari di lavoro che ti consentono di essere più produttivo.

Sapere, infatti, quando fare pausa caffè, quando fare pausa pranzo, quando è il momento di lavorare e quando è il momento di staccare ti aiuteranno e aiuteranno il tuo corpo a meglio comprendere le esigenze per una migliore produttività.

Capita fin troppo spesso per i lavori fatti in smart work che il dipendente faccia degli orari alquanto “strani” creando una produttività al di sotto di quel che sono le aspettative del titolare e dell’azienda stessa, con un conseguente danno.

7) Ambiente di Lavoro

La scelta dell’ambiente di lavoro è un altro aspetto molto importante per quel che riguarda quelle che sono le responsabilità da parte del dipendente quando decide di iniziare a lavorare in smart work.

Questo perché sebbene ci troviamo in un periodo storico dove possiamo unicamente lavorare da casa, in futuro, per chi volesse continuare a fare smartwork, potreste tranquillamente lavorare ovunque.

Per “ovunque” intendo che potreste decidere di lavorare in coworking (in uffici condivisi), potreste decidere di lavorare da un bar, potreste decidere di lavorare in montagna o al mare…  questo a patto che riuscite a raggiungere gli obiettivi che abbiamo citato già in precedenza.

Come dovresti scegliere l’ambiente di lavoro? Sta unicamente a te, ovvero dipende dal livello di attenzione che riesci a mantenere nei vari ambienti.

Ad esempio se ti rendi conto che lavorare al mare è totalmente impossibile non dovrai scegliere quel tipo di location.

Nel caso in cui la tua azienda ti dia la libertà di lavorare ovunque sarà unicamente a te e alla tua responsabilità scegliere il posto migliore che ti consenta di essere più produttivo.

Alcune statistiche dallo studio realizzato al Politecnico di Milano

Le seguenti statistiche, che vado ad elencarvi, sono state realizzate a seguito di uno studio da parte dello School of Management del Politecnico di Milano.

I lavoratori sono il 15% più produttivi

Probabilmente perché il dipendente è a casa, perché magari si sente più felice, si sente più a suo agio, magari è con la propria famiglia e riesce a rendere il 15% di più rispetto a quando si trova in ufficio.

Questo significa che sul fatturato dell’impresa il suo lavoro penserà il 15% in più.

I lavoratori si assentano per il 20% in meno

Semplicemente si presentano costantemente al lavoro. Forse perché il lavoro fatto in smart work gli piace, forse perché non gli pesa anche se stanno poco bene continuare a lavorare anche da casa, ecc… i dati dimostrano che si sono registrate molte meno assenze il che implica un incremento di lavoratori costantemente attivi all’interno dell’azienda.

I costi del tuo ufficio si abbattono del 30%

Probabilmente l’aspetto più importante e sta semplicemente ad indicare che se il lavoratore non è in ufficio, questo non ha bisogno di luce, gas, internet, manutenzione tecnica, pulizia, ecc… tutti costi che vanno inevitabilmente a gravare sulle spalle del titolare.

L’80% dei lavoratori è più felice

E’ sicuramente uno degli aspetti più positivi per quel che riguarda il lavoratore dipendente.

Questo porta a far sì che le statistiche che ho linkato prima si vadano ad avverare: se un lavoratore e felice notoriamente produce di più.

Il 18% dei lavoratori si sente isolato

E’ uno degli aspetti negativi per il dipendente che fa smart work. E’ noto che molte aziende, specie nel Sud Italia, non sono pronte alla condivisione e anzi, talvolta, sono molto chiuse, con il risultato di un isolamento a livello comunicativo ed organizzativo.

Il 16% dichiara che gestire un’emergenza è più difficile

Se non hai il tuo collaboratore o il tuo dipendente “sotto mano” è molto difficile riuscire a gestire eventuali emergenze che accadono ogni giorno all’interno delle aziende. Conta molto qui l’organizzazione aziendale fatta dal titolare dell’impresa.

Il 14% dichiara che soffre di distrazioni

Altro aspetto a carico del dipendente è la questione delle distrazioni che possono essere derivate dall’ambiente ma anche dala presenza di familiari.

In questo caso il titolare di impresa non può in alcun modo interferire nella scelta sia dell’ambiente ma anche per quel che riguarda le distrazioni, pertanto sta unicamente al dipendente evitarle.

Il 13% lamenta che è meglio parlare di persona

In questo caso conta poco la questione dell’organizzazione da parte del titolare e per il dipendente è facile, specie si trova in un’età avanzata, che possa trovarsi in questa condizione.

E’ risaputo, infatti, che per i dipendenti più giovani è molto più facile applicarsi alle tecnologie e comunicare tramite queste piuttosto che avere un approccio diretto di persona.

Un dipendente più anziano che comunque preferisce il contatto umano tenderà sempre e comunque a preferirlo rispetto ad un lavoro fatto in smart work.

L’11% lamenta che è la collaborazione virtuale è inefficace

Questo punto si collega molto a quello precedente, in quanto i dipendenti che si trovano in questa condizione in genere non si sono mai approcciati, o comunque non si sono approcciati per lungo periodo, ad un lavoro fatto da remoto.

Si può ovviare a questo disagio con l’esperienza ed un’ottima organizzazione.

Conclusioni

Non è tutto oro quel che luccica.

Lo smart work può far decollare la tua azienda ma allo stesso tempo, se fatto in modo pessimo, può affossarla.

L’organizzazione e la fiducia sono dei principi cardine per poter anche solo valutare il lavoro fatto da remoto.

Se questo articolo ti è stato utile, ti chiedo di condividerlo sui tuoi social network (per donargli un po’ di visibilità :))

Ti piacerebbe ricevere articoli come questo? Ti invito ad iscriverti alla mia newsletter tramite il box qui sotto:

Iscriviti alla mia newsletter e unisciti agli altri 65 iscritti.